Alle uitgaande documenten die u in Pap aanmaakt worden automatisch opgeslagen in de database.

Wanneer u binnenkomende correspondentie in Pap wilt invoeren heeft u twee mogelijkheden:

1) Koppelen

2) Importeren

Bij importeren worden de geimporteerde documenten (net als bij documenten die zijn aangemaakt op basis van een sjabloon en e-mails) opgeslagen in de database. U kunt de documenten dan dus van de harde schijf verwijderen. Ze blijven in Pap gewoon bestaan.

Als u naar grote documenten wilt verwijzen is het aan te raden de documenten niet te importeren in Pap maar te koppelen. U gebruikt hiervoor de optie ‘Document koppelen’. De documenten worden dan niet in de database opgeslagen. Alleen de bestandslocatie op het netwerk wordt in Pap opgeslagen, het document blijft gewoon op de harddisk staan. Hiermee voorkomt u dat de database vol raakt.

Wel is het belangrijk te weten dat u met het maken van een backup van Pap de gekoppelde documenten niet meeneemt! U moet hiervan een aparte backup maken, buiten Pap om.

1) Koppelen van bestaande documenten buiten de database om

2) Importeren bestaande documenten via Microsoft OLE koppeling

Naast brieven en e-mails heeft u ook de mogelijkheid om eerder gemaakte documenten in de correspondentietabel te importeren.

Voorbeeld: Ga naar de knop : 'Nieuwe correspondentie invoeren' in een willekeurig correspondentieoverzicht. Kies als briefsoort ‘Document importeren’. Kies ‘Bestand gebruiken’ en ‘Bladeren’. Selecteer het gewenste document en klik op ‘OK’.